Les hôpitaux au Maroc, avec une moyenne de 300 employés, sont confrontés au défi d’une gestion précise du temps de travail du personnel. Cette gestion s’avère essentielle non seulement pour garantir le bon fonctionnement des établissements de santé, mais également pour maintenir la qualité des soins prodigués aux patients. Prenons l’exemple des médecins : leurs horaires de travail doivent être organisés de manière à ce qu’ils soient toujours là pour aider les patients, même pendant les périodes chargées comme les heures d’admission aux urgences.
Cette nécessité s’étend également aux infirmiers, jouant un rôle central dans la prestation des soins de santé. La gestion de leurs horaires doit prendre en considération les fluctuations de la charge de travail, qui dépendent du nombre de patients et de la complexité des cas. 
De plus, le caractère imprévisible d’une éventuelle pénurie soudaine de personnel ou d’un afflux inattendu de patients souligne la nécessité d’une gestion judicieuse du temps des employés en tenant compte les multiples rythmes de travail présents dans le monde de la santé. 

L’évolution du suivi et de la gestion des présences des ressources humaines dans le secteur de la santé

À une époque, le pointage manuel était l’un des systèmes de pointage les plus couramment utilisés dans les hôpitaux et cliniques au Maroc. Infirmières, médecins, le personnel auxiliaire et le staff administratif et technique enregistraient manuellement leurs heures d’arrivée, leurs heures de départ, et surtout s’ils ont fait des heures supplémentaires.
Les responsables des ressources humaines devaient ensuite passer en revue ces données, effectuant un suivi laborieux pour avoir des fiches de paie correctes. En cas de requête, la recherche manuelle dans les archives des cartes de pointage pouvait prendre des semaines, voire des mois, surtout dans les grands hôpitaux.


Avec l’avènement des nouvelles technologies, les systèmes de pointage traditionnels ont évolué. Les hôpitaux ont progressivement abandonné ces pratiques manuelles au profit des systèmes de pointage biométriques plus innovants. Cette transition a révolutionné le processus ! Les ordinateurs, puis les systèmes logiciels, ont rendu la gestion des présences plus rapide, plus précise et moins problématique. Fini les montagnes de paperasse et les heures passées à déchiffrer les feuilles de temps.

Défis actuels dans la gestion du pointage du personnel hospitalier

La gestion de la présence des employés dans les hôpitaux va au-delà du simple suivi des entrées et des sorties. C’est un puzzle complexe comportant de nombreuses pièces mobiles, et les hôpitaux sont confrontés à plusieurs défis dans ce domaine, chacun ayant un impact sur le fonctionnement de l’hôpital et sur la qualité des soins offerts aux patients.

Planification des quarts de travail rotatif :

Établir un équilibre entre les exigences des patients et la disponibilité spécialisée du personnel demeure une priorité centrale au sein des établissements hospitaliers. La gestion minutieuse des horaires, la considération des absences et des congés, ainsi que la supervision globale de la présence du personnel émergent comme des composants essentiels. Prévenir la surcharge de travail s’avère impératif, non seulement pour préserver le moral des équipes, mais aussi pour éviter l’épuisement professionnel. L’intégration de logiciels de gestion du temps, couvrant les présences et les absences, conjuguée à une planification avancée, peut grandement améliorer la répartition des quarts de travail et les horaires.

Risques de contamination dans le secteur hospitalier

Bien que les technologies biométriques, comme les scanners d’empreintes digitales, soient efficaces pour mesurer les caractéristiques comportementales ou physiologiques, leur caractère tactile peut introduire des risques de contamination et de propagation de maladies infectieuses au sein des hôpitaux. Prenons l’exemple d’un employé hospitalier qui utilise une pointeuse d’empreintes digitales pour enregistrer son pointage. Le contact direct avec la pointeuse pourrait potentiellement faciliter la transmission de microbes ou de virus présents sur les mains, augmentant ainsi le risque de contamination.
Les méthodes traditionnelles de pointage du personnel, telles que l’utilisation de fiches papier, peuvent également être sources de risques. Imaginons qu’un personnel hospitalier manipule une fiche papier partagée pour enregistrer ses heures de travail. La surface de la fiche papier pourrait devenir un vecteur potentiel de transmission d’agents pathogènes entre les utilisateurs.

La gestion des absences

Les absences inattendues du personnel peuvent entraîner des pénuries soudaines des employés, ce qui peut compromettre la continuité des soins aux patients. Cela peut être particulièrement critique dans un environnement hospitalier où la disponibilité du personnel est essentielle pour répondre aux besoins médicaux des patients.
Ajoutant à cela la charge de travail supplémentaire dans le secteur de la santé, en raison du manque de personnel, les employés restants peuvent devoir assumer une charge de travail supplémentaire, ce qui peut entraîner la fatigue, le stress et éventuellement des erreurs médicales. Cela peut également contribuer à un cycle d’absentéisme si les employés se sentent surchargés.

Transformation digitale des hôpitaux : Optimisation de la gestion des salariés hospitaliers

Systèmes biométriques en milieu hospitalier

L’adoption de solutions telles que la reconnaissance faciale biométrique proposée par RIFL Biometrics marque une avancée importante dans la gestion du pointage des salariés hospitaliers. Cette technologie améliore la précision du suivi des présences en simplifiant le processus d’enregistrement des heures de travail. Grâce à cette méthode de pointage du personnel par visage, le besoin de contact physique est réduit, ce qui revêt une importance particulière dans un environnement de soins de santé.
Le logiciel de pointage basé sur la reconnaissance faciale LockToo Time constitue une solution sophistiquée de suivi du temps et des présences, exploitant l’intelligence artificielle (IA) pour moderniser et fiabiliser le processus de pointage du personnel hospitalier. Ainsi, cette approche innovante répond aux exigences de précision tout en favorisant une transition vers des pratiques plus efficientes et contemporaines dans le domaine hospitalier.

Données et rapports en temps réel :

L’accès aux données de présence en temps réel est essentiel pour une gestion efficace des effectifs. Le système de LockToo Time offre cette capacité, fournissant aux administrateurs d’hôpitaux des informations immédiates sur les niveaux de personnel et les modèles de fréquentation.

Intégration avec les systèmes de paie SIRH :

L’intégration transparente du système de suivi des présences LockToo Time avec les systèmes de paie et de ressources humaines automatisent le transfert des données de présence vers la paie, assurant un paiement précis et ponctuel aux employés. Cela contribue également à une gestion efficace des ressources humaines en fournissant des données de présence en temps réel.

Témoignages de réussite dans les cliniques du Groupe AKDITAL

Dans le cadre de l’optimisation de sa gestion des temps de travail, le Groupe AKDITAL a fait le choix de la solution LockToo Time de RIFL Biometrics pour résoudre de manière globale ses problématiques de planification des équipes et de gestion des temps au sein de ses hôpitaux et cliniques répartis dans différentes villes du Royaume.
Cette démarche répondait avant tout à un enjeu majeur en matière de gestion des ressources humaines pour le Groupe AKDITAL. Il était impératif de mettre en place une solution de gestion du temps qui réponde aux exigences spécifiques du secteur de la santé (hôpitaux et cliniques) et s’intègre harmonieusement dans le système global de Gestion des Ressources Humaines (SIRH) du groupe.
Face aux défis spécifiques liés à la gestion des ressources humaines, tels que le taux de rotation élevé du personnel et les conditions d’hygiène rigoureuses, notre proposition a privilégié l’utilisation de pointeuses biométriques sans contact. Cette technologie avancée repose sur la reconnaissance faciale, permettant une identification automatique et instantanée des individus sans nécessiter d’arrêt devant la pointeuse ni l’utilisation de badges.
Les pointages recueillis par les pointeuses biométriques sont transmis en temps réel à la base centrale, offrant ainsi aux services des Ressources Humaines une visibilité précise sur la présence, les absences et les divers rapports d’activité générés par le logiciel, notamment :

Personnes présentes
Personnes absentes
Temps travaillés par jour et par période
Planning des congés
Heures normales et heures supplémentaires réalisées
…et bien d’autres.
En conclusion, le déploiement du système de gestion des temps LockToo Time dans les hôpitaux et cliniques d’AKDITAL a relevé avec succès le défi posé, répondant ainsi aux attentes des responsables d’AKDITAL en matière de gestion de ses ressources humaines.