Une sortie oubliée, une mission sur un autre site ou un planning modifié peuvent rendre vos relevés incomplets. Vérifiez les faits, tracez les corrections et préparez les données à transmettre à la paie avec LockToo Time, selon les fonctions disponibles dans votre configuration.

Une heure prévue n’est pas une heure vérifiée

Un technicien enregistre son arrivée, mais pas son départ. Une équipe intervient sur un autre site. Un changement d’horaire n’apparaît pas dans le planning.
Avant de préparer la paie, vos équipes RH doivent comprendre ces écarts. Compléter une sortie manquante avec l’heure prévue peut donner un relevé complet en apparence, mais incorrect.
Le bon réflexe : vérifier l’activité réalisée avant de modifier le pointage.
Un événement absent ne suffit pas à conclure à une absence du salarié.
Avec LockToo Time, le logiciel de gestion des temps proposé par RIFL Biometrics, vous disposez de fonctions de consultation des relevés et de traitement des anomalies. Votre procédure interne précise ensuite qui vérifie les faits, qui corrige et qui contrôle les données avant leur transmission à la paie.

À retenir avant votre clôture de paie

• Repérez les entrées et sorties manquantes avant de calculer les temps.
• Comparez chaque écart au planning et à la mission réellement effectuée.
• Réservez les corrections aux personnes habilitées et conservez leur trace.
• Contrôlez les données et les rejets lors des échanges avec votre logiciel de paie.

1. Vérifiez les événements enregistrés

Commencez par le compte du salarié sur la période concernée. Examinez la succession des entrées et des sorties. Consultez aussi la pointeuse ou le site associé lorsque cette information est disponible.
Cherchez à répondre à une question précise : quel événement manque ou ne correspond pas à la journée attendue ?
Une entrée sans sortie, un pointage sur un autre site et une absence de pointage ne demandent pas les mêmes vérifications. Évitez de les traiter comme une seule catégorie d’erreurs.
Les fonctionnalités de LockToo Time comprennent des historiques et des filtres multicritères pour consulter les données.
Pour vos salariés hors site, vérifiez également que les événements collectés par la solution Saas apparaissent dans le compte de chaque utilisateur. Un mode de collecte disponible ne suffit pas : les données doivent bien remonter dans le périmètre contrôlé.

2. Comparez le relevé de pointage au bon planning

Un pointage peut sembler anormal parce que le planning n’est plus à jour
Avant de corriger, contrôlez :

• l’horaire applicable ce jour-là
• les rotations ou changements de poste
• les horaires qui traversent minuit
• le site et la mission prévus

Une intervention autorisée sur un autre site peut expliquer un écart. Un changement d’équipe peut demander une mise à jour du planning plutôt qu’une modification du pointage
Le planning décrit ce qui était prévu. Il ne prouve pas, à lui seul, ce qui a été réalisé

3. Confirmez les faits avec le terrain

Lorsqu’un écart reste inexpliqué, rapprochez-vous du salarié et du responsable terrain. Consultez les informations de mission disponibles, par exemple un compte rendu d’intervention.
Recherchez une heure vérifiable. Ne retenez pas une estimation uniquement pour compléter le relevé.
Votre procédure doit préciser les éléments acceptés pour justifier une correction, la personne chargée de les vérifier et leur mode de conservation. Les RH peuvent alors distinguer les anomalies résolues des situations encore à examiner.

Corrigez le pointage sans perdre l’historique

Une fois les faits établis, une personne habilitée réalise la correction.
Le logiciel permet l’insertion et l’invalidation de pointages, ainsi que la traçabilité des interventions : opérateur, date, heure et valeurs modifiées. 
Cette trace technique ne remplace pas l’explication de la correction. Prévoyez aussi comment conserver son motif et les justificatifs utiles, avec des droits d’accès et des durées adaptés.
Pour les corrections par lots, vérifiez les faits sur l’ensemble du périmètre concerné avant d’appliquer une modification collective.

Exemple : une sortie manquante après une intervention

Un technicien a pointé à 8 h. Aucune sortie n’apparaît. Son planning prévoit une fin de journée à 17 h.
Le responsable consulte le compte rendu d’intervention et vérifie la situation avec le salarié. Les éléments réunis confirment une fin d’activité à 16 h 30
Selon la procédure interne, la personne habilitée insère le pointage en question L’explication et les pièces utiles sont conservées par le moyen prévu dans l’entreprise. Les RH contrôlent ensuite le relevé et les règles de calcul applicables.
La correction repose sur les faits vérifiés, pas sur l’horaire prévu. Cet exemple ne décrit ni un résultat client ni un circuit automatique de validation intégré au logiciel.

Définissez qui signale, qui vérifie et qui corrige

Une anomalie se traite plus clairement lorsque chaque personne connaît son rôle :

• Le salarié signale l’écart et précise le contexte.
• Le responsable terrain vérifie la mission, l’activité et les changements d’horaire.
• La personne habilitée réalise la correction après vérification.
• Les RH contrôlent les relevés retenus pour la paie et suivent les anomalies non résolues.

Adaptez les droits de consultation et de modification à cette répartition. Ne déduisez pas l’existence d’un circuit de correction des pointages de la seule présence d’un workflow d’absences ou de congés.

Utilisez LockToo Time dans le périmètre adapté à votre organisation

Historiques, rapports de temps et traitement des anomalies peuvent soutenir vos contrôles. Pour les équipes éloignées des terminaux, RIFL Biometrics présente également des solutions de mobilité, notamment dans son offre de gestion des temps en mode SaaS.
Le pointage Web, la mobilité et les interfaces ne doivent toutefois pas être présumés inclus dans toutes les installations. 
Avant de retenir un parcours, confirmez :

• les modes de pointage disponibles pour vos salariés ;
• les droits de consultation et de correction ;
• la remontée des événements dans les relevés RH ;
• les rapports et les interfaces prévus dans votre projet.

Préparez des données contrôlées pour Sage ou AGIRH

L’interface de paie transmet des informations. Elle ne vérifie pas à votre place qu’un salarié a réellement terminé son intervention à l’heure enregistrée.
Avant l’export, traitez les anomalies et contrôlez les données retenues. Définissez ensuite avec vos équipes RH et IT les matricules, les périodes, les rubriques, le format et la fréquence des échanges.
RIFL Biometrics présente des interfaces avec Sage et AGIRH. Leur périmètre technique doit être validé pour votre projet ; les interfaces SIRH décrites dans la fiche GTCA Manager sont optionnelles et réalisées sur mesure.
Testez les échanges avant leur utilisation pour la paie. Contrôlez notamment :

• le nombre de salariés transmis ;
• les totaux de temps ;
• les données rejetées ;
• le traitement d’une correction après un premier transfert.

N’attendez pas la clôture pour examiner les anomalies

Fixez un rythme de vérification adapté à vos missions. Un contrôle hebdomadaire peut servir de point de départ. Rapprochez les contrôles lorsque les horaires ou les affectations changent fréquemment.
Suivez séparément les anomalies non résolues, les corrections à examiner et les données prêtes à transmettre. Définissez aussi une échéance de contrôle avant la préparation de la paie.
Faites valider vos règles de temps de travail et de traitement des données personnelles par des interlocuteurs RH, juridiques et conformité qualifiés. Une configuration logicielle ne constitue pas, à elle seule, une validation au regard du droit du travail marocain ou des exigences applicables de protection des données.
Demandez une démonstration centrée sur votre besoin : consulter un relevé terrain, comprendre une anomalie, réaliser une correction tracée et préparer les données pour l’interface retenue.

Demandez une démonstration de LockToo Time pour vos équipes terrain