Vos collaborateurs se dispersent sur plusieurs sites géographiques et vous devez suivre qui arrive, qui part et qui accède à quoi. Le hic, c’est que votre gestion des accès demeure incomplète et fragmentée !
Sur le terrain, vous jonglez avec un patchwork de solutions qui ne communiquent pas :

• Des heures pointées à la main
• des fichiers Excel qui s’empilent
• des données d’accès aux badges qui restent bloquées dans le coin

Conséquences :

• du temps qui s’envole
• des trous béants dans votre visibilité
• des risques de sécurité qui passent inaperçues
• Une organisation difficile à piloter

Centraliser votre gestion des accès et des horaires. Retrouver du contrôle sur votre organisation
Nous avons accompagné plusieurs entreprises à franchir ce pas. Avec LockToo Manager, elles ont unifié leur suivi des présences et des accès sur tous leurs sites en un seul endroit.
Plus de données éparpillées. Plus de désynchronisation entre ce que vous croyez savoir et la réalité du terrain. Une visibilité claire sur qui est où, quand et avec quel niveau d’accès.

Intégration de contrôle d’accès et pointage de présence

Un vrai système de gestion d’accès et de présence pour les régies autonomes, c’est trois briques qui travaillent ensemble :

• Un logiciel central
• Des lecteurs qui reconnaissent vos employés
• Des dispositifs physiques qui gardent la porte

Ensemble, ces briques créent une visibilité complète :

• qui entre
• qui part
• combien de temps ils ont passé sur le site
• s’ils ont respecté leurs horaires de travail

Contrairement à un système éparpillé, une solution complète intégrée vous fournit une visibilité en temps réel sur l’état du site, un tableau de bord, l’occupation des zones sensibles et aussi la conformité des horaires de travail de vos employés

RADEM MEKNES : Un siège social, 17 agences décentralisées

Les régies autonomes et établissements publics gèrent des effectifs dispersés sur plusieurs sites
La RADEM Meknès illustre ce cas d’usage : un siège social, 17 agences décentralisées, chacune avec ses propres exigences de sécurité et ses flux de personnel
Une telle structure multi-sites et à forte volumétrie exige une solution capable de fonctionner en mode multisites avec une centralisation des données 

Les trois briques d’une solution qui fonctionne vraiment

Le logiciel, c’est la base

Nous avons tous essayé les feuilles de calcul pour gérer les heures de travail. Ça marche une semaine. Après, c’est l’enfer : les données ne synchronisent pas, les chiffres ne correspondent pas entre la RH et la paie, pas de traçabilité et manque de transparence…

Le logiciel de gestion des temps LockToo Time change complètement cette donne
C’est une plateforme Web que votre équipe RH ouvre simplement dans le navigateur. Pas d’installation, pas de dépendance informatique compliquée. 
Votre équipes RH:

• Gagne des heures de travail chaque mois
• Consulte un tableau de bord, reporting RH, analyse KPI
• Exporte directement vers la paie
• Réponde aux demandes de congés en deux clics

Les lecteurs biométriques : plusieurs façons d’identifier et authentifier vos employés
Empreinte digitale, badge, code PIN : nous proposons des lecteurs multi-technologies, car chaque contexte est particulier et demande une approche spécifique

• Un siège avec 200 personnes qui passent chaque matin : L’empreinte digitale reconnaît chacun en 0,5 seconde, sans place à la fraude
• Une agence de 30 personnes et certains oublient leurs badges : Le code PIN les sauve

Les obstacles physiques : la sécurité se voit
Un tourniquet de sécurité (ou portillon) est conçu pour qu’une personne ne puisse accéder au site en se plaçant juste derrière une personne autorisée. C‘est ce qu’on appelle le piggybacking

C’est aussi votre compteur : un dispositif électromécanique de contrôle d’accès qui vous permettra de savoir combien de gens sont au site à chaque moment.

Tous nos dispositifs de contrôle d’accès physiques enregistrent chaque passage validé. Pas de manipulations, pas d’approximations

Architecture technique : mise en œuvre et intégration

Composition d’une infrastructure RADEM
Le siège de la RADEM accueille une centrale de gestion chargée de superviser les données issues des agences décentralisées.
C’est quoi la centrale de gestion : Centrale de communication de traitement centralisée, elle fournit l’alimentation électrique stabilisée aux lecteurs et test de lecture RFID

• Il s’agit d’un protocole sécurisé qui garantit l’intégrité des données circulant sur le réseau et la récupération complète dans la base de données logicielle de l’ensemble des identifications réalisées sur les lecteurs
• Dispositif de protection électrique contre les surcharges et les surintensités

Les lecteurs d’accès et les pointeuses installés à chaque site remontent leurs événements en temps réel vers la centrale de contrôleur d’accès, qui valide les accès selon les règles de sécurité définies
Un contrôleur électronique à chaque point d’accès orchestre que les commandes : ouverture de porte, activation de tourniquet, levée de barrière.

Le contrôleur d’accès est un dispositif de sécurité central qui gère l’ouverture des portes en vérifiant les identifiants (badges, codes, biométrie). Il prend la décision d’autoriser ou de refuser l’accès en communiquant avec des lecteurs et des gâches électriques, souvent utilisé pour sécuriser les bureaux et les résidences

RIFL propose un système d’architecture multi-niveaux qui fait gagner du temps dans une organisation multisite
Une solution pour gérer une multitude d’horaires différents et multiples profils
L’enjeu est donc d’harmoniser les pratiques et de gagner en temps, fiabilité des données RH, efficacité.

Intégration aux systèmes RH existants

Les régies autonomes opèrent déjà sous des logiciels de gestion RH ( Système d’Information Ressources Humaines). Un système de gestion d’accès doit coexister sans friction. Les interfaces bidirectionnelles avec OLERP (logiciel SIRH marocain bilingue), HR ACCESS ou Sage permettent :

• L’import des données d’effectifs, de grades, de services directement depuis la SIRH
•  L’export automatique des pointages bruts vers la paie
• La synchronisation des demandes de congés entre les deux systèmes
• La génération de fichiers de reporting aux formats attendus (TXT, Excel, formats propriétaires)

Pour le case study de la RADEM, cette interopérabilité :

• supprime les entrées manuelles répétées et réduit les erreurs de saisie
• évité les doubles saisies et les incohérences entre bases de données 
• évite les redondance et optimise la fluidité des échanges d’informations entre départements