20/04/2023
La gestion des heures de travail de chaque employé est une tâche complexe et difficile pour les services de ressources humaines, car elle permet de s’assurer que les employés respectent les heures de travail convenues dans leur contrat d’emploi. Cette gestion peut inclure le suivi des heures d’arrivée et de départ, les pauses déjeuner, les heures supplémentaires, les jours de congé, etc.
Si une entreprise a plus de 20 employés, elle est tenue de suivre les heures de travail de ses employés pour enregistrer leur temps de travail. Les directions des ressources humaines doivent ainsi clôturer la feuille de temps de dizaines voire de centaines de collaborateurs manuellement. Ce processus est souvent long, fastidieux et peut entraîner des erreurs et des incohérences. Toutefois, il est envisageable de mettre en place des solutions pour simplifier cette tâche et améliorer l’efficacité du suivi des heures de travail.
Découvrez dans cet article le pointage via QR Code, et comment il peut aider à la gestion de la charge de travail de l’équipe, même à distance ! Profitez de la lecture !
Lorsqu’un professionnel commence un nouvel emploi, il est important pour l’entreprise de savoir à quelle heure il arrive et part du travail, afin de pouvoir calculer sa rémunération et s’assurer qu’il respecte ses obligations contractuelles. C’est pourquoi un système de pointage est utilisé pour enregistrer les heures de travail de chaque employé. Ce système permet de suivre et de contrôler les heures travaillées, ce qui est important pour le calcul de la paie est le respect des lois du travail. Les employés sont donc tenus de pointer chaque fois qu’ils commencent ou terminent leur journée de travail, y compris pendant les heures de pauses café et déjeuner, afin que leur temps de travail soit enregistré avec précision.
Avant l’avènement des systèmes de pointage RH électroniques et numériques, le système de pointage RH était effectué manuellement ou à l’aide de cartes perforées. Dans ce système, les travailleurs inséraient une carte perforée dans une machine, qui enregistrait les heures d’entrée et de sortie. Ce processus manuel était fastidieux et souvent sujet aux erreurs. Par conséquent, les entreprises ont commencé à rechercher des alternatives plus efficaces.
Cela a conduit à la création de systèmes de pointage magnétiques, où les travailleurs portaient une carte magnétique qui enregistrait leur heure d’entrée et de sortie. Cette technologie a été une amélioration significative par rapport aux systèmes de pointage manuels, car elle était plus rapide et plus précise. Cependant, elle présentait toujours certains inconvénients, comme le risque de perdre ou d’endommager la carte magnétique.
Enfin, avec l’avènement de la technologie électronique et numérique, les entreprises ont pu mettre en place des systèmes de pointage RH plus sophistiqués et plus fiables. Les employés peuvent désormais utiliser leur empreinte digitale ou un badge d’identification, qui, lorsqu’ils sont lus par un appareil (enregistreur de présence, ordinateur, tablette, téléphone mobile) enregistre automatiquement les horaires. Cette technologie offre une grande précision et permet aux entreprises de collecter et de traiter rapidement les données sur les heures travaillées
Le pointage par application mobile est une amélioration des systèmes de pointage RH électroniques classiques. Il permet au collaborateur d’enregistrer ses heures de travail par le biais de son appareil mobile.
Comme mentionné ci-dessus, traditionnellement, le pointage était effectué en utilisant une machine de pointage physique ou un appareil électronique. Avec l’avènement des applications mobiles, les employés peuvent désormais enregistrer leur temps de travail, ce qui rend ce processus plus rapide et plus facile.
Cependant, cette méthode de pointage doit être sécurisée et fiable. Par conséquent, les entreprises ont commencé à utiliser des codes QR pour le pointage mobile. Ces codes sont des représentations en 2D qui peuvent être lues à partir d’un smartphone ou d’un appareil fixe fourni par l’entreprise, et ils sont souvent utilisés sur des badges ou d’autres objets que les travailleurs portent sur eux.
Le QR Code est un code à barres en deux dimensions qui peut stocker une grande quantité d’informations. En effet, il peut contenir jusqu’à plusieurs centaines de fois plus de données qu’un code-barres traditionnel. Lorsque le QR Code est scanné avec une caméra de téléphone portable ou de tablette, les informations stockées dans le code sont automatiquement affichées sur l’écran de l’appareil.
Grâce à cette technologie, le service des ressources humaines et le département du personnel peuvent facilement gérer la charge de travail de ces équipes distantes en ayant accès en temps réel aux informations sur leur présence et leur disponibilité. Les données collectées via le pointage QR Code peuvent être stockées dans un logiciel de gestion des ressources humaines, ce qui permet de suivre les heures travaillées, les congés pris, les absences et autres informations importantes liées à la gestion du personnel.
Dans le cas des chantiers de construction et de l’agro-industrie, où les employés travaillent souvent dans des endroits éloignés et difficiles d’accès, le pointage QR Code permet également de faciliter le suivi de la sécurité et de la conformité.
Chaque professionnel reçoit un code personnel et intransférable qui est utilisé pour enregistrer les heures de départ et d’arrivée, y compris les pauses. Le système est basé sur la technologie de lecture de code QR qui est lue à partir d’un smartphone ou d’une tablette fournie par l’entreprise. Lorsque le code est scanné, le système enregistre automatiquement la date, l’heure et l’emplacement de l’enregistrement de la journée de travail. Cela permet à l’employeur de savoir exactement combien de temps chaque employé a travaillé et à quel endroit, ce qui facilite la gestion de la paie et des heures supplémentaires.
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